Voici les status et règlement intérieur de l'association. Bonne lecture.
PASSION SOUCIRAC
Les membres soussignés ont établi les statuts de l’association. Ces statuts resteront en vigueur pour toute autre personne qui viendrait ultérieurement acquérir la qualité de membre.
ARTICLE PREMIER – PASSION SOUCIRAC
Les adhérents aux présents statuts fondent une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre PASSION SOUCIRAC.
ARTICLE 2 - BUT OBJET
Cette association a pour objet la mise en place de toutes les actions mettant en avant notre beau village de Soucirac, c’est-à-dire principalement :
- L’entretien du patrimoine,
- L’animation culturelle,
- Les loisirs collectifs.
Les modalités de fonctionnement sont décrites dans le règlement intérieur.
ARTICLE 3 - SIÈGE SOCIAL
Le siège social est fixé à :
@ postale à désigner 46300 SOUCIRAC
Il pourra être transféré par simple décision de l’assemblée générale ordinaire.
ARTICLE 4 - DUREE
La durée de l’association est illimitée.
ARTICLE 5 - COMPOSITION
L'association est composée des membres fondateurs se constituant en bureau afin d’assurer les fonctions suivantes :
- PRESIDENCE
- VICE-PRESIDENCE
- TRESORERIE
- SECRETARIAT
ARTICLE 6 - MEMBRES – ADMISSION - ADHESION
Sont membres actifs les personnes ayant plus de 12 ans et justifiant d’une adresse à Soucirac qui ont pris l'engagement de verser annuellement une cotisation dont la somme est définie dans le règlement intérieur.
Sont membres actifs extérieurs, les personnes ayant plus de 12 ans et une adresse extérieure à Soucirac qui ont pris l'engagement de verser annuellement une cotisation majorée dont la somme est définie dans le règlement intérieur. Point à débattre
Sont membres d'honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l'association, ils pourront être dispensés de cotisation sur décision de l’assemblée générale ordinaire.
Sont membres bienfaiteurs, les personnes font un don à l’association à titre personnel (hors fédération, personne morale ou autre association).
L’adhésion à l’association est assujettie à une cotisation annuelle déterminée et enregistrée chaque année en assemblée générale ordinaire.
L’adhésion à l’association est subordonnée à l’acceptation des statuts et du règlement intérieur de l’association et au remplissage d’une fiche d’adhésion.
Chaque membre de l’association a droit à une voix.
ARTICLE 7. - RADIATIONS
La qualité de membre se perd par :
a) La démission,
b) Le décès,
c) L’exclusion temporaire,
d) La radiation.
Dans tous ces cas, la cotisation versée à l’association est définitivement acquise.
ARTICLE 8. - AFFILIATION
La présente association pourra être affiliée à des fédérations ou adhérer à d’autres associations par décision prononcée en assemblée générale extraordinaire et dans ce cas, devra se conformer aux statuts et au règlement intérieur de ces fédérations et autres associations.
ARTICLE 9. – RESSOURCES - COTISATIONS
Les ressources de l'association comprennent :
1° Le montant des cotisations (simple ou majorée),
2° Les éventuelles subventions de l'Etat, de la région, du département, de la communauté de communes et de la commune,
3° Toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur, issues de produits ou de services engendrés par les activités de l’association prévues par ses statuts,
4° Des éventuels dons reçus des bienfaiteurs ou de tiers.
Chaque exercice social à une durée d’une année.
Au moins une fois par an, le bureau rend compte de sa gestion aux membres en leur présentant un rapport d’activité portant sur l’exercice social de l’année précédente.
ARTICLE 10 - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association à quelque titre qu'ils soient.
Elle se réunit chaque année au mois d’août.
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du secrétaire. L'ordre du jour figure sur les convocations. Ne pourront être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour lors de la séance plénière.
Dans cette réunion, le président préside l'assemblée et expose l’activité de l'association.
Le secrétaire rapporte la situation morale de l’association.
Le trésorier rend compte de la gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du bureau.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés pour tous les sujets de l’ordre du jour.
Toutes les décisions prises sont consignées dans le procès-verbal de l’assemblée générale indiquant les détails des débats et délibérations des membres. Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire et visé par le président.
Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, qu'ils soient présents, absents ou représentés.
ARTICLE 11 - ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
Si besoin est, ou sur la demande d’au moins la moitié des membres actifs, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire.
Les assemblées générales extraordinaires se prononcent sur les points suivants :
- Modification de l’objet ou des statuts de l’association,
- Fusion ou affiliation avec une fédération,
- Adhésion à d’autres association,
- L’aliénation ou l’acquisition des biens de l’association,
- L’acception de donations ou de legs, testament entre vifs (article 6 de la loi du 1er juillet 1901),
- Dissolution de l’association.
Les modalités de convocation, de vote et de restitution sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
ARTICLE 12 - BUREAU
L'association est dirigée par un bureau de 4 membres (Cf. Article 5), élus pour 2 années par l'assemblée générale ordinaire. Les membres sont rééligibles une fois.
Le conseil étant renouvelé chaque année par moitié, la première année, les membres sortants sont désignés par tirage au sort.
En cas de vacances, le bureau pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de la prochaine assemblée générale ordinaire. Les pouvoirs des membres ainsi élus, prennent fin à l'expiration du mandat des membres remplacés.
Le bureau se réunit au moins une fois par mois. Les réunions du bureau peuvent être plus fréquentes si nécessaire.
Les décisions sont prises à la majorité des voix, en cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Tout membre du bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Le bureau peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres pour répondre au fonctionnement plus facile de certaines actions prioritaires de l’association (Secrétaire ou trésorier adjoints).
Les fonctions de président et de trésorier ne sont pas cumulables.
ARTICLE 13 – INDEMNITÉS
Toutes les fonctions décrites dans le règlement intérieur, y compris celles du bureau, sont gratuites et exercées volontairement et librement, c’est-à-dire bénévoles.
Seuls les frais prévus et budgétés, par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire indique, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.
Ces dispositions sont affinées dans le règlement intérieur (nature des frais, des missions, qualité des bénéficiaires, etc.)
ARTICLE 14 - REGLEMENT INTERIEUR
Le règlement intérieur est destiné à fixer les divers points non développés par les présents statuts ou fluctuants en fonction de l’organisation, comme ceux qui ont trait au fonctionnement interne de l'association.
Il est validé pour la première fois avec les statuts lors de l'assemblée générale ordinaire. Sa mise à jour si nécessaire est annuelle et présentée à chaque assemblée générale ordinaire pour validation.
Lors des assemblées générales extraordinaires, une version sera présentée pour acceptation.
ARTICLE 15 - DISSOLUTION
En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues à l’article 12, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l'actif net, s'il y a lieu, est dévolu à un organisme ayant un but non lucratif ou à une association ayant des buts similaires conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution.
L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport.
ARTICLE 16 - LIBERALITES :
Le rapport et les comptes annuels, tels que définis à l’article 11 sont adressés chaque année au préfet du département.
L’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administratives en ce qui concerne l’emploi des libéralités qu’elle serait autorisée à recevoir, à laisser visiter ses établissements par les représentants de ces autorités compétentes et à leur rendre compte du fonctionnement desdits établissements.
Fait à Soucirac, le jour mars 2024 en 2 exemplaires
Le Président Le Trésorier
Signatures de deux représentants (nom, prénom et fonction) au minimum, nécessaires pour la formalité de déclaration de l’association.
ARTICLE PREMIER :
Règlement intérieur de l’association PASSION SOUCIRAC
adopté par l’assemblée générale du xx/xx/2024
Il constitue un complément aux différents articles des statuts de l’association et précise toutes les mesures spécifiques pour atteindre le but défini à l’Article 2 et décrit le fonctionnement détaillé de l’association.
Son annexe indique toutes les listes nominatives sauf celle du bureau.
ARTICLE 2 - BUT OBJET
L’association est divisée en 3 grands domaines qui sont :
- Patrimoine,
- Animation culturelle,
- Loisirs.
Le périmètre du domaine Patrimoine regroupe les activités suivantes :
- Découvrir la grotte, les cazelles/gariottes, le dolmen, le cercle de pierres, le gouffre, etc.
- Inventaire de tout le petit patrimoine
- Négocier l’accès au petit patrimoine dans le domaine privatif (aide du Parc possible)
- Nettoyer le petit patrimoine et les chemins d’accès
- Ouvrir des chemins, les dégager, les flécher
- Restaurer le petit patrimoine en se faisant aider par le Parc pour apprendre à entretenir
- Calvaires,
- Cazelles,
- Fontaines,
- Murs,
- Puits, …
- Se rapprocher du service Chemins pédestres de la CCQB
- Nuit des étoiles (se rapprocher de l’association d’astronomie)
Le périmètre du domaine Animation culturelle regroupe les ateliers et activités suivants :
- Culture
- Dictée
- Généalogie
- Exposition de photos ou de peintures notamment de Soucirac : son histoire, ses habitants,
- Rangement et entretien de la boîte à livres
- Cours d’anglais et français
- Traditions
- Chasse aux œufs de Pâques
- Chasse au trésor pour les grands et les petits (St Pantaléon, etc ...)
- Retraite aux flambeaux
- Veillée (légendes, etc.)
- Cinéma en soirée, ou en plein air – avec ou sans débat
- Concerts : accueillir les groupes musicaux ou folkloriques locaux
Le périmètre du domaine Loisirs regroupe les ateliers et activités suivants :
- Jeux
- Loto, jeux de cartes, Scrabble, etc.
- Concours Tarot, échecs, dames, etc.
- Détente
- Balades à pied ou à vélo – découverte des chemins
- Randonnée la nuit
- Bal (danse)
- Fanfare
- Visites organisées
- Gastronomie
- Apprendre à faire du ratafia
- Inviter un bouilleur ambulant (en lien avec une animation)
- Organiser un piquenique (Exemple : château de Vaillac)
- Recettes d’apéro partagées
- Soirée châtaignes
- Repas annuel
- Flore et jardinage
- Art floral
- 1er mai muguet
- Partage des bonnes pratiques du jardinage
- Planter pour s’adapter au réchauffement climatique
- Potager collectif
- Cueillette des champignons
- Ramassage des châtaignes, prunes et noix
- Compost
Chaque domaine est placé sous le pilotage d’un responsable qui établit le plan d’action détaillé des ateliers et activités de son périmètre en adéquation avec le planning directeur.
Pour cela, il établit pour chaque étape/mission/atelier/activité, une fiche projet précisant :
- L’animateur,
- Le descriptif succinct du sujet,
- La fréquence et la saisonnalité,
- Les modalités et pré-acquis d’accès,
- Les mesures à mettre en place pour suivre la législation sur tous les aspects (organismes de supervision (SACEM, Assurances),
- Les conditions de réalisation (lieu, matériels, Sécurité, etc.),
- Un budget provisionnel en visant l’équilibre financier (droit entrée, dépenses, frais attribués), etc.
ARTICLE 5 - COMPOSITION
L'association est composée des membres fondateurs suivants constituant le bureau :
- PRESIDENT(E) : A désigner
- VICE-PRESIDENT(E) : A désigner
- TRESORIER(E) : A désigner
- SECRETAIRE : A désigner
Les membres du bureau (hors présidence et vice-présidence) pourront désigner un adjoint pour les aider/suppléer.
ARTICLE 6 - MEMBRES – ADMISSION - ADHESION
Les personnes désirant adhérer doivent remplir une fiche d’adhésion permettant de connaître les coordonnées du membre (nom, prénom, alias, adresse), la manière de le joindre (n° de téléphone, adresse électronique), la liste des activités auxquelles il souhaite participer, la liste des activités qu’il souhaite mettre en œuvre, les compétences, savoir-faire et talents.
ARTICLE 7. - RADIATIONS
- La démission doit être adressée au président du conseil par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
- En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
- L’exclusion d’un membre peut être partielle ou temporaire et la radiation est définitive. Elles sont proposées par le bureau pour les motifs suivants :
- Non-paiement de la cotisation annuelle,
- Incompatibilité du membre à faire ou mener une activité spécifique,
- La non-participation aux activités de l’association créant un inconvénient pour l’association,
- Ou pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
- une condamnation pénale pour crime et délit ;
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion ou de radiation. La décision d’exclusion est adoptée en assemblée générale extraordinaire statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.
ARTICLE 8. - AFFILIATION
Liste des fédérations : Aucune actuellement
Liste des associations : Aucune actuellement
Liste des tiers : Aucun actuellement
ARTICLE 9. – RESSOURCES - COTISATION
La cotisation annuelle est fixée à XX € et la cotisation annuelle majorée pour les membres actifs extérieurs à XX €.
Des éventuelles subventions de l'Etat, de la région, du département, de de la communauté de communes et de la commune seront demandées.
Concernant la commune les points suivants ont été actés :
- Usage à titre gratuit de la salle des fêtes de la commune avec les servitudes associées (stockage, assurance, chauffage notamment)
- Mise à disposition des matériels de communication de la commune (Visio, audio, informatique)
- Accès surveillé aux archives de la commune
- Accès au terrain de boules sur accord du planning
- Parution sur Intramuros des événements de l’association
- Participation aux événements organisés par la commune dans des échanges valorisant pour les 2 parties
- Réalisation de tous les actes officiels nécessaires relatifs à la sécurité, accès aux patrimoine, etc
- Accès au composteur communal
- Obtention de subvention prévue (dossier à faire)
- Accès aux contacts communaux relatifs au parc naturel régional des causses du Quercy et à la CCQB
ARTICLE 10 et 11 - ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Modalités applicables aux votes :
- Votes des membres présents
Les membres présents votent à main levée.
2. Votes par procuration
Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire en fournissant un formulaire de délégation qui sera fourni sur demande auprès du secrétaire et remis à ce dernier avant la séance plénière.
Tenue des assemblées générales :
- La séance plénière de l’assemblée générale ordinaire se tiendra si le quorum de 50% des membres est atteint en présence d’au moins la moitié du bureau.
- La séance plénière se tiendra si le quorum du deux tiers des membres est atteint en présence de l’intégralité du bureau.
ARTICLE 12 – BUREAU
Par ailleurs, le bureau a en charge la vie courante de l’association afin de réaliser :
- Gérer l’administration et les finances de l’association (contrats, achats, parrainage, subventions/aides, etc.)
- Définir un planning directeur (saisonnier) en hiérarchisant les activités ou missions de l’association et proposer un budget prévisionnel
- Définir le montant des cotisations annuelles
- Mettre en place la gestion des datas (documents, circuits de validation, diffusion, archives)
- Définir les outils collaboratifs retenus
- Communiquer via la page Facebook, le journal, les flyers, Intramuros, les mails
- Intendance des réunions en salle des fêtes avec visioconférence pour les plus éloignés (avec vidéoprojecteur)
- Proposer une journée des associations
- Organiser un vide grenier et la fête des voisins élargie
- Gérer les supports et objets promotionnels :
- Calendriers
- Livres
- T shirts, etc...
- Et pourquoi pas mettre en place un café associatif multiservices (pain, courrier, colis, alimentation, boisson, terrasse, etc.)
ARTICLE 13 - INDEMNITÉS
Seuls les membres désignés dans une fiche projet/mission peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications.
Il est prévu la possibilité d’abandon de ces remboursements et d’en faire don à l’association en vue de la réduction d’impôt sur le revenu art. 200 du CGI).
ANNEXE : Listes nominatives
Liste des responsables de domaine : A établir
Liste des responsables de projet : A établir
Pas de membres d’honneur et de bienfaiteurs actuellement
Please note, this document is for information and translated from the French version.
Official documents will be filed in French.
Internal Regulations of PASSION SOUCIRAC Association
Article 1: The internal regulations of the PASSION SOUCIRAC association, adopted by the general assembly on xx/xx/2024, serve as a supplement to the association's statutes, detailing specific measures to achieve the objectives set forth in Article 2 and describing the detailed functioning of the association. It includes annexes with all nominative lists except for the office.
Article 2 - Purpose and Objectives: The association focuses on three main areas: Heritage, Cultural Animation, and Leisure.
- Heritage includes activities such as cave exploration, cazelles/gariottes, dolmens, stone circles, chasms, etc., inventorying small heritage, negotiating access to small heritage in private domains (with possible assistance from the Park), cleaning small heritage and access paths, opening, clearing, and marking paths, and restoring small heritage with learning maintenance from the Park, including calvaries, cazelles, fountains, walls, wells, etc. It also involves coordinating with the CCQB's Pedestrian Paths service and participating in the Night of the Stars with an astronomy association.
- Cultural Animation encompasses workshops and activities like culture (dictation, genealogy, photo or painting exhibitions about Soucirac, its history and inhabitants), maintaining the book exchange box, English and French courses, traditions (Easter egg hunts, treasure hunts for both adults and children, torchlight processions, storytelling evenings, cinema evenings with or without debates, concerts, hosting local musical or folk groups).
- Leisure includes games (lotto, card games, Scrabble, etc.), competitions (Tarot, chess, checkers, etc.), relaxation activities (walking or cycling to discover paths, night hiking, dances, fanfare, organized visits), gastronomy (learning to make ratafia, inviting a traveling distiller, organizing picnics, sharing aperitif recipes, chestnut evenings, annual meals), and flora and gardening (floral art, May Day lily of the valley, sharing gardening best practices, adapting planting to climate change, community gardening, mushroom picking, chestnut, plum, and walnut gathering, composting).
Each area is led by a manager responsible for establishing a detailed action plan for workshops and activities within their domain, in line with the master schedule. This involves creating project sheets for each stage/mission/workshop/activity, specifying the facilitator, a brief subject description, frequency and seasonality, access modalities and prerequisites, measures to comply with legislation (e.g., SACEM, insurance), conditions of realization (location, materials, safety, etc.), and a provisional budget aimed at financial balance (entry fee, expenses, allocated fees, etc.).
Article 5 - Composition: The association comprises founding members who form the office, with positions including President, Vice-President, Treasurer, Secretary, and the possibility for office members (excluding the presidency and vice-presidency) to appoint a deputy to assist or substitute them.
Article 6 - Members – Admission - Membership: Individuals wishing to join must complete a membership form providing contact details (name, surname, alias, address), how to reach them (phone number, email address), a list of activities they wish to participate in, activities they wish to implement, and their skills, know-how, and talents.
Article 7 - Terminations: Resignation must be submitted to the president of the council by registered letter without needing justification from the resigning member. In the event of a member's death, heirs or legatees cannot claim any continuation in the association. Exclusion of a member can be partial or temporary, and expulsion is definitive, proposed by the office for reasons such as non-payment of the annual fee, inability to conduct a specific activity, non-participation causing a disadvantage for the association, or for serious reasons like criminal conviction or actions harming the association's activities or reputation. The member must have an opportunity to defend themselves before any decision, with expulsion decisions made in an extraordinary general meeting by a two-thirds majority of present members.
Article 8 - Affiliation: Currently, there are no affiliations with federations, associations, or third parties.
Article 9 – Resources - Subscription: The annual fee is set at XX €, and the increased annual fee for active members outside is XX €. Potential grants from the state, region, department, community of municipalities, and the town will be sought. Agreements with the town include free use of the community hall with associated obligations (storage, insurance, heating, etc.), access to municipal communication equipment (video, audio, computer), supervised access to municipal archives, access to the petanque field with scheduling agreement, publication of association events on Intramuros, participation in town-organized events benefiting both parties, execution of all official acts necessary for safety, heritage access, etc., access to the communal composter, anticipated grant acquisition, and access to municipal contacts related to the regional natural park of the Causses du Quercy and the CCQB.
Article 10 and 11 - General Assemblies: Voting procedures include present members voting by show of hands and proxy voting. For proxy voting, a delegate form provided by the secretary must be submitted before the plenary session. The ordinary general assembly plenary session requires a quorum of 50% of members with at least half of the office present. A two-thirds member quorum with the entire office present is required for the plenary session.
Article 12 – Office: The office is responsible for the association's day-to-day management, including administration and finances (contracts, purchases, sponsorships, grants/support, etc.), defining a master schedule (seasonal), prioritizing the association's activities or missions and proposing a provisional budget, setting the annual membership fees, managing data (documents, validation processes, dissemination, archives), communicating through Facebook page, newsletters, flyers, Intramuros, emails, managing meetings in the community hall with video conferencing for distant members (using a video projector), proposing a community day, organizing a garage sale and an expanded neighbors' day, managing promotional materials and objects (calendars, books, T-shirts, etc.), and potentially establishing a multi-service community cafe (bread, mail, parcels, food, drink, terrace, etc.).
Article 13 - Indemnities: Only members assigned to a project/mission sheet may claim reimbursement for expenses incurred in their duties with justification. There's a provision for the abandonment of these reimbursements to donate to the association for income tax reduction under art. 200 of the CGI.
Annex: Nominative Lists
List of domain managers: To be established List of project managers: To be established No current honorary or benefactor members
Article proposé par IntraMuros
